Komplexe Layout-Projekte wie Produktkataloge in Adobe InDesign gehören für viele Mediengestalter zum Alltag – doch mit zunehmendem Seitenumfang, Produktvielfalt und häufigen Änderungen steigt das Risiko, im Datei-Dschungel den Überblick zu verlieren.
Die gute Nachricht: Wer die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge geht, kann ein professionelles, skalierbares Dokumentensystem aufbauen, das Zeit spart, Nerven schont und den Workflow revolutioniert. Klingt gut? Dann los!
1. Planung ist der halbe Katalog: Projektstruktur vor Dateistruktur.
Bevor auch nur ein Rahmen gezogen wird, sollte das gesamte Projekt inhaltlich durchgeplant sein. Wer gleich loslegt, läuft Gefahr, sich später in Stilchaos und Formatwust zu verlieren.
Checkliste vor dem Start:
- Inhaltliche Gliederung: Welche Kapitel oder Produktbereiche gibt es?
- Wiederkehrende Elemente: Welche Gestaltungs- und Textbausteine wiederholen sich?
- Verantwortlichkeiten: Wer arbeitet an welchem Teil?
- Zielmedien: Nur Print oder auch digital-interaktiv?
Profi-Tipp mit Augenzwinkern: Wer den Plan ignoriert, plant den Wahnsinn – und darf später fröhlich 48 Dokumente einzeln exportieren.
2. Buchfunktion statt Datei-Friedhof: Dokumente clever zusammenfassen.
Die Buchfunktion in InDesign ist für umfangreiche Projekte ein echter Gamechanger. Statt ein 200-seitiges Dokument zu wuchten (und beim Öffnen zwei Kaffee zu brauchen), lassen sich kleinere Kapiteldateien effizient verwalten.
Vorteile der Buchfunktion:
- Kapitelweise Bearbeitung durch verschiedene Teammitglieder möglich.
- Automatische Synchronisierung von Absatzformaten, Farben, Stilvorlagen.
- Einheitliches Inhaltsverzeichnis, Seitenzahlen, Querverweise.
- Export als durchgängiges PDF.
Richtige Reihenfolge:
- Hauptdokument (z. B. mit Deckblatt, Impressum) anlegen.
- Einzelne Kapitel als separate .indd-Dateien speichern.
- In ein Buchdokument (.indb) einfügen.
- Absatz-/Zeichenformate zentral synchronisieren.
- Erst dann mit Layout starten.
3. Formate mit Hirn statt Herz: Absatz- und Zeichenformate strategisch aufbauen.
Ein Katalog lebt von klarer Struktur – und die beginnt bei den Formaten. Je komplexer das Projekt, desto wichtiger sind sauber definierte Absatz- und Zeichenformate.
Goldene Regeln für Format-Held*innen:
- Hierarchisch denken: Hauptformate (z. B. „Produktname“, „Preis“, „Kategorie“) zuerst.
- Vererbung nutzen: Ein Grundformat definieren und Unterformate ableiten.
- Funktion vor Form: Formate benennen nach Zweck, nicht nach Aussehen (also lieber „Produktbeschreibung-klein“ statt „Arial11kursiv“).
Weniger ist mehr:
- Vermeide verschachtelte Formate, wo es geht – sie sind schwer wartbar und oft die Hauptursache für Formatchaos.
- Nutze verschachtelte Formate nur für wiederkehrende Muster (z. B. „UVP: 19,99 €“ fett, der Rest normal).
Humor am Rande: Wer verschachtelte Formate verschachtelt, weil man’s kann, der schraubt sich auch ein Billy-Regal zusammen – ohne Anleitung und mit 7 überzähligen Schrauben.
4. Automatisierung statt Klickmarathon: Intelligente Tools nutzen.
Gerade bei Katalogen mit Hunderten Produkten helfen Automatisierungstechniken, die Flut an Layoutarbeit zu bändigen.
Diese Tools solltest du kennen:
- Datenzusammenführung: Ideal für Preislisten, einfache Tabellen, Produktlisten. Voraussetzung: gut strukturierte CSV oder Excel-Dateien.
- Inhaltsverzeichnis & Indexfunktion: Automatisch gepflegt – bei richtiger Formatstruktur ein Kinderspiel.
- Skripte & Plugins: Vom Massentausch von Farben bis zur automatisierten Bildplatzierung – viele Funktionen lassen sich mit Scripting oder Plug-ins (z. B. EasyCatalog, InCatalog) erweitern.
Profi-Hack: Wiederkehrende Inhalte wie technische Daten nicht manuell setzen, sondern aus externen Quellen verknüpfen – spart Zeit und minimiert Fehler.
5. Dokumenten-Design mit Weitblick: Masterseiten und Layout-Raster.
Bevor die erste Seite bunt wird, sollte das Grundlayout konsequent mit Musterseiten und Raster aufgesetzt werden.
Was gehört auf die Musterseite?
- Seitenzahlen
- Kopf-/Fußzeilen mit Kapitelinfos
- Logos, CI-Elemente
- Platzhalterrahmen für wiederkehrende Strukturen
Raster & Spalten sorgen für Ordnung – auch bei wilderen Layouts. Und je sauberer die Seitenstruktur, desto einfacher die spätere Automatisierung.
6. Ordnung ist sexy: Versionierung und Dateiablage.
Was nützt der schönste Katalog, wenn man „final_final_endgültig_03.indd“ nicht wiederfindet? Ein durchdachtes Ablagesystem gehört zum Profi-Workflow.
Empfehlung:
- Klare Benennung: „Katalog_2025_Kapitel01_Produkte.indd“
- Versionierung mit Datum oder V1/V2-Logik
- Getrennte Ordner für:
- InDesign-Dateien
- Verknüpfte Bilder
- Exportdateien
- Ressourcen (Fonts, Logos, CI)
Tipp aus der Praxis: Lieber einen halben Tag in die Struktur investieren als fünf Tage mit Suchen verbringen.
Fazit: Planung schlägt Panik – mit System zum souveränen Katalog.
Ein komplexer Katalog muss kein stressiger Kraftakt sein. Mit der richtigen Struktur, professionellem Einsatz von Formaten, klug genutzten Automatisierungen und der mächtigen Buchfunktion wird aus dem Layout-Mammut ein gut orchestriertes Projekt. Mediengestalter, die diesen Workflow einmal sauber aufsetzen, sparen nicht nur Zeit – sondern schaffen Raum für das, was wirklich Spaß macht: gutes Design.
